Processos individuais de Pessoal
Nível de descrição
Série
Código de referência
PT/PR/AHPR/SG-GPE-GP/GP0201
Tipo de título
Formal
Título
Processos individuais de Pessoal
Datas de produção
1897-09-17
a
2014-12-15
Extensões
229 Capas
1 Capilha
1 Maço
Âmbito e conteúdo
Processos relativos a funcionários e colaboradores da Presidência da República onde são reunidos todos os elementos relativos a identificação, carreira, habilitações, avaliação, assiduidade (férias e faltas), formação profissional, etc.
Condições de acesso
Em regra, o processo individual de um funcionário contém (ou pode conter), para além do seu nome e dos de seus ascendentes (pais e, porventura, avós), a data de nascimento, a morada, os números de identificação civil e fiscal, número de telefone, etc., o registo das funções e cargos desempenhados, datas de posse, formas de mobilidade ao abrigo das quais foram colocados em determinado departamento ou serviço, dados estes que à luz da Lei de Acesso aos Documentos Administrativos (LADA) - Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto - se devem, em regra, considerar não reservados; mas, a verdade, é que os processos de pessoal também podem conter outros elementos que conferem natureza nominativa ao documento em que estão inseridos, como classificações de serviço, eventuais punições, registo de doenças, etc.Um processo individual é, pois, formado por um acervo documental em que há dados "pessoais" e "não pessoais". Segundo a LADA - Lei de Acesso aos Documentos Administrativos, os documentos (administrativos) de índole não nominativa contidos em processos individuais são de acesso generalizado e livre e quem a eles quiser aceder não terá de justificar (nem de fundamentar), perante quem quer que seja, o respetivo pedido de acesso.Relativamente aos documentos nominativos - entendidos como "documento administrativo que contenha dados pessoais, definidos nos termos do regime legal de proteção de dados pessoais - o seu acesso é livre apenas por parte do titular dos respetivos dados, só podendo um terceiro, isto é, alguém que não seja o próprio titular dos dados pessoais em causa, tomar deles conhecimento se apresentar autorização escrita deste ou lhe for reconhecido para o efeito um interesse direto, pessoal e legítimo.Refira-se, porém, que a LADA determina que os documentos deste tipo poderão ser sujeitos a comunicação parcial sempre que seja possível expurgar a informação relativa à matéria reservada, de teor "pessoal". Quanto ao acesso aos documentos depositados em arquivos históricos ele rege-se por legislação própria, neste caso o Decreto-Lei nº. 16/93, de 23 de janeiro - diploma que estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico - alterado pela Lei n.º 14/94, de 11 de maio e 107/2001, de 8 de setembro, e pela Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto - que dispõe no seu n.º 2 do artigo 17.º que os dados pessoais podem ser comunicados a terceiros: «a) Desde que decorridos 30 anos sobre a data da morte da pessoa a que respeitam os documentos; ou b) Não sendo conhecida a data da morte, decorridos 40 anos sobre a data dos documentos, mas não antes de terem decorrido 10 anos sobre o momento do conhecimento da morte». Tal noção é, no essencial, retomada pelo artigo 80.º, n.º 2, da Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro, diploma que estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural e que alterou - por revogação parcial - o citado Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro (que, por sua vez, já havia sido alterado pela Lei n.º 14/94, de 11 de maio e 107/2001, de 8 de setembro). Significa isto que, mesmo quando se entenda que um determinado documento é, nos termos da LADA, um documento nominativo, será possível, em razão do decurso do tempo, um acesso generalizado ao mesmo. É que, vigorando, por imperativo constitucional, o princípio da administração aberta ou do arquivo aberto, não pode haver, "ad aeternum", documentos a que não se possa aceder. Haverá, sim, documentos de acesso imediato e outros cujo conhecimento é diferido, por um período mais ou menos dilatado; e, decorrido esse período, o acesso é livre e independente da obtenção de um parecer favorável da própria CADA. Assim, por se tratar de documentação contendo alguma informação de teor "pessoal" (e portanto assumido como documento nominativo) o AHPR considera estar ela sujeita a eventual reserva na sua comunicabilidade, pelo que:1) Não são comunicáveis os documentos que contenham dados pessoais de carácter judicial, policial ou clínico, bem como os que contenham dados pessoais que não sejam públicos, ou de qualquer índole que possa afetar a segurança das pessoas, a sua honra ou a intimidade da sua vida privada, familiar e a sua própria imagem (os chamados "dados sensíveis"), salvo se os dados pessoais puderem ser expurgados do documento que os contém, sem perigo de fácil identificação, se houver consentimento unânime dos titulares dos interesses legítimos a salvaguardar ou desde que decorridos 30 anos sobre a data do falecimento da pessoa a que respeitem os documentos, ou sendo esta desconhecida (a data da morte) decorridos 40 nos da data dos documentos; 2) A base de dados disponibiliza, para pesquisa, os nomes dos funcionários e colaboradores da Presidência da República, cujos processos se refiram a antigos funcionários cuja data da morte tenha ocorrido há mais de 30 anos ou, caso esta data não tenha sido possível apurar, incluam documentos cuja última data (data mais recente) remonte a mais de 40 anos;3) O conteúdo documental de cada processo - apesar de registado e tratado arquivisticamente e pontualmente com representação digital de alguns dos seus processos - não se encontra disponível para pesquisa direta através da base de dados, nos casos que não sejam abrangidos pelo indicado em 1), exceto no caso dos Presidentes da República - já falecidos - e no caso de documentos considerados de teor público, incluídos nos processos (nomeadamente os que se referem à nomeação/ exoneração, louvores e concessão de condecorações ou outras distinções honoríficas).Eventuais pedidos de consulta a estes processos deverão ser dirigidos diretamente ao Diretor de Serviços de Documentação e Arquivo que levará em conta, para a disponibilização da informação, todos os aspetos acima referidos, de acordo com a legislação em vigor. A consulta presencial por terceiros - antecipada em relação aos prazos definidos pela Lei - só poderá ser autorizada se houver consentimento unânime dos titulares dos interesses legítimos a salvaguardar.